Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ und „Teams“ informieren.
1. Zwecke der Verarbeitung
Wir nutzen die Tools „Zoom“ und „Microsoft Teams“ (nachfolgend nur noch „Teams“ genannt) um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend „Online-Meetings“ genannt).
2. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist der LAG der Freien Wohlfahrtspflege in Niedersachsen e. V., vertr. d. d. Vorstand, Grupenstr. 4, 30159 Hannover.
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“, die Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA, für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
Wenn der Dienst „Teams“ zum Einsatz kommt ist der Dienstleister Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland verantwortlich über Verarbeitungen, die über seine Server laufen.
3. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ oder „Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte- und/oder Hardware-Informationen
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
4. Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“ oder „Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und um Ihre Zustimmung bitten, soweit dies erforderlich ist. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der jeweiligen App angezeigt.
Die ausführliche Datenschutzerklärung von Zoom, mit allen Einzelheiten, finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html und https://zoom.us/de-de/gdpr
Die ausführliche Datenschutzerklärung von Teams finden Sie unter: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Verantwortlichen verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ oder „Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ oder „Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage wiederum Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
6. Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden von uns grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Die Anbieter von „Zoom“ und „Teams“ erhalten notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ und/oder „Teams“ vorgesehen ist.
7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
a) Zoom
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Wir haben Zoom so konfiguriert, dass sowohl der Life-Traffic bei der Durchführung der Konferenz als auch alle ruhenden Daten in der Europäischen Union gespeichert bzw. verarbeitet werden und somit bei der Teilnahme an unseren Online-Meetings keine Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden.
Für den Fall, dass gleichwohl im Einzelfall Daten in die USA übertragen werden sollten, ist ein angemessenes Datenschutzniveau zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert und zum anderen dadurch, dass wir zusätzliche Einstellungen vorgenommen haben, wie etwa der Auswahl europäischer Rechenzentren, einer Speicherung von ruhenden Daten im EU-Cluster von Zoom.
Daneben haben wir mit Zoom auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
b) Teams
Microsoft verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten auch in den USA. Wir haben auch mit Microsoft einen Vertrag mit den EU-Standardvertragsklauseln zum Datenschutz abgeschlossen.
c) EU-Standardvertragsklauseln
Die EU-Standardvertragsklauseln finden Sie unter: https://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:039:0005:0018:DE:PDF
8. Datenschutzbeauftragter
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter Tel: 0511/543041-78 oder eMail: datenschutz@hl-iuris.de.
9. Ihre Rechte als Betroffene(r)
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Sie habe zudem ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht; ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Ferner haben Sie das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der für Sie oder uns zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover
10. Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
11. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu gegebenen Zeiten an Änderungen seitens „Zoom“ oder „Teams“ oder an eine Änderung der Gesetze oder geänderte Vorgaben/Anforderungen seitens der Rechtsprechung oder der Aufsichtsbehörden anzupassen. Die geänderte Datenschutzerklärung gilt sodann ab ihrer Veröffentlichung auf unserer Website. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um von über gegebenenfalls erfolgten Aktualisierungen Kenntnis zu erlangen.
